Yoshioka Kawaii ^_^: MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN ORGANISASI

RESUME

MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN ORGANISASI

Guna memenuhi tugas dari mata kuliah Manajemen Public Relations

Dosen pengampu : Muhammad Qoyim, S.Sos, M.Si

Disusun Oleh :

Nama : Nurul ‘Azmi Ulil Hidayati

NIM : 121211024

Jurusan Komunikasi Penyiaran Islam

Fakultas Ushuluddin dan Dakwah

Itstitut Agama Islam Negeri

2014

Manajemen Komunikasi dan Organisasi

A. Arti dan Peran komunikasi

Kata komunikasi menurut Onong Uchjana Effendi (1992: 3), yaitu berasal dari perkataan bahasa latin: communicatio yang berarti “pemberitahuan” atau “pertukaran pikiran”. Dengan demikian maka secara garis besar dalam suatu proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran atau pengertian, antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan).

Sementara itu, proses komunikasi dapat diartikan sebagai “transfer informasi” atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima pesan sebagai komunikan. Tujuan dari proses komunikasi tersebut adalah tercapainya saling perngertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak. Sebelum pesan-pesan tersebut dikirim kepada komunikan, komunikator memberikan makna-makna dalam pesan tersebut (decode) yang kemudian ditangkap oleh komunikan dan diberikan makna sesuai dengan konsep yang dimilikinya (encode).

Peran komunikasi sangat penting bagi manusia dalam kehidupan sehari-hari, sesuai dengan fungsi komunikasi yang bersifat: persuasif, edukatif, dan informatif. Sebab tanpa komunikasi maka tidak adanya proses interaksi; saling tukar ilmu pengetahuan, pengalaman, pendidikan, persuasi, informasi dan lain sebagainya. Proses penyampaian informasi/pesan tersebut pada umumnya berlangsung dengan melalui suatu media komunikasi, khususnya bahasa percakapan yang mengandung makna yang dapat dimengerti atau dalam lambang yang sama. Pengertian pemakaian bahasa dapat bersifat kongkret atau abstrak.

Bila dikaitkan dengan kegiatan Public Relations, maka sarana komunikasi tersebut adalah hal yang sangat penting dalam penyampaian pesan-pesan (message) demi tercapainya tujuan, dan pengertian bersama dengan publik, khalayak sasarannya.

Dari pernyataan tersebut di atas, hal ini jelas bahwa praktisi Humas/PR mutlak mempunyai keterampilan dalam menguasai aspek dan teknis komunikasi, atau unsur-unsur pokok dalam proses berkomunikasi, yaitu sebagai berikut:

· Source

· Message

· Channel

· Effect

B. Manajemen Komunikasi

Public relations activity is management of communications between an organization and its publics. (Aktivitas public relations merupakan manajemen komunikasi antara organisasi dan publiknya).

Artinya aktivitas utama Humas, salah satunya adalahnya melakukan fungsi-fungsi “manajemen komunikasi” antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publik sebagai khalayak sasarannya. Khususnya dalam usaha untuk mencapai citra positif, menciptakan kepercayaan, dan membina hubugan baik dengan stake holder atau audiencenya, dengan kata lain membangun identitas dan citra korporat (building corporate identity and image). Manajemen komunikasi yang dilaksanakan dalam suatu aktivitas public relations, dengan methode of communication and state of being (kelembagaan), yakni yang berkaitan erat dengan beberapa kegiatan utamanya:

1. Human Relations

Definisi hubungan antara manusia (human relations) dalam praktik manajemen dapat dilihat dalam arti luas dan pengertian yang lebih sempit.

a. Human Relations dalam arti luas, ialah interaksi antara seseorang dengan orang atau kelompok lain, yang menyangkut hubungan manusiawi, etika/moral, aktivitas sehari-hari. Yang mempunyai tujuan untuk memperoleh kepuasan bagi kedua belah pihak.

b. Human Relations dalam arti sempit, terjadinya suatu interaksi antara seseorang dan orang/kelompok lainnya. Sedangkan tujuannya adalah untuk penggiatan, dan memotivasi semangat pekerja (etos kerja) dalam melaksanakan suatu pekerjaan, untuk menciptakan kepuasan bekerja, sense of belonging (rasa memiliki) yang dikaitkan dengan peningkatan produktivitas perusahaan.

Prinsip-prinsip dalam human relations pada suatu lembaga atau pada sebuah perusahaan, yaitu sebagai berikut :

Ø Importance of individual

Ø Saling meneirma (Mutual acceptance)

Ø Standar moral yang tinggi (High moral standard)

Ø Kepentingan bersama (Common interest)

Ø Keterbukaan komunikasi (Open communications)

Ø Partisipasi

2. Manajemen Komunikasi

Organisasi yang merupakan kerangka kerja (frame of work) dari suatu manajeman adalah sesuatu yang menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu sistem manajemen modern.

Jabatan pimpinan dalam manajemen PR/Humas biasanya disebut manajer Humas dan berfungsi sebagai pimpinan sekelompok karyawan. Dia berwenang untuk membentuk kelompok-kelompok kecil, mengangkat ketua kelompok dan kemudian membuat mereka bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, yaitu memimpin beberapa orang/karyawan sebagai tenaga pelaksananya.

Jadi dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa komunikasi dalam sebuah organisasi kekaryaan dapat ditinjau dari dua aspek, yakni pertama aspek manajamen komunikasi (communication management), dan kedua aspek hubungan antar manusianya (human relations).

C. Komunikasi dalam Organisasi

Menurut M.T Myers & G.E. Myers, dalam bukunya Management of Communication yang diterjemahkan oleh A. Hasymi Ali. Komunikasi memungkin seseorang untuk mengoordinasikan suatu kegiatan kepada orang lain untuk mencapai tujuan bersama. Akan tetapi komunikasi tidak hanya sekadar penyampaian informasi/pesan dan pentransferan makna saja. Komunikasi mengandung arti suatu proses transaksional, yaitu komunikasi yang dilakukan seseorang dengan pihak lainnya dalam upaya-upaya mempertukarkan suatu simbol/lambang, dan membentuk suatu makna serta mengembangkan harapan-harapannya.

Meskipun semua komunikasi mengandung unsur informasi, tetapi tidak semua informasi mempunyai nilai-nilai komunikatif. Informasi merupakan sebuah payung atau konsep besar yang meliputi komunikasi, dengan demikian jelaslah bahwa komunikasi merupakan salah satu tipe khusus dari informasi. Kesimpulannya, fungsi sesungguhnya dari informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam suatu sistem komunikasi di suatu lembaga atau organisasi.

Ada pakar komunikasi yang berpendapat, untuk menghadapi serbuan informasi yang masuk tanpa mengenal batas negara (borderless country) di era globalisasi ini, baik melalui media cetak maupun elektronik, terdapat tiga teknik yang dapat dipergunakan oleh para pejabat humas. Pertama, mengikuti arus dengan mengabaikan sikap konsistensi dan lebih akomodatif. Kedua, mencoba untuk menentang arus secara konfrontatif-emotif atau defentif, dan ketiga adalah mencari cara untuk mengelola arus informasi tersebut (how to manage of informations) secara argumentatif-rasional, baik informasi yang masuk (input) maupun keluar (output) dikaitkan dengan kepentingan yang dapat menguntungkan bagi posisi atau bermanfaat bagi kepentingan lembaga/organisasi yang diwakilinya dan termasuk demi kepentingan nasional.

D. Determinasi Masyarakat Informasi

Dikaitkan dengan pembahasan pengendalian arus informasi tersebut di atas, terdapat mitos ketiadaan ruang, jarak dan waktu akibat kemajuan teknologi di era globalisasi ini. Sehingga Alvin Tofler (1988), seorang futurolog menyatakan bahwa abad ke 21 milenium ketiga akan menjadi abad informasi yang mengglobal dan melanda setiap negara. Tidak ada lagi batasan teritorial suatu negara, serta tidak ada lagi sesuatu kejadian yang dapat disembunyikan atau ditutup-tutupi oleh setiap negara bersangkutan.

Gejala tersebut sudah terlihat, suatu kejadian atau peristiwa di sebuah negara dengan seketika akan diketahui oleh pemirsa TV di negara lain melalui berita/informasi yang disampaikan dalam waktu relatif singkat dan bersamaan, menggunakan sistem satelit berteknologi tinggi. Hal tersebut menyebabkan masyarakat tidak akan mampu lagi menolak kebutuhan informasi tersebut. Bahkan cepat atau lambat, informasi akan menginduksi ke bidang-bidang kehidupan seperti ekonomi, politik, budaya dan sosial lainnya.

Oleh karena itu, tidak mengherankan bila Marsal Mc Lucan dalam bukunya Understanding Media (1964), telah meramalkan bahwa dunia akan menjadi sebuah perkampungan besar (global village). Suatu tempat di mana umat manusia akan hidup dalam satu perkampungan yang tidak agi terkotak-kotak oleh batas wilayah teritorial suatu negara, tempat dan waktu. Menurut penulis gejala atau fenomena global village tersebut akan mengubah wajah dunia menjadi “masyarakat informasi” di dalam era globalisasi dengan informasi serba terbuka, cepat dan akurat melalui sistem informasi serba terkomputerisasi.

Alasan lain terjadinya perubahan pola kehidupan masyarakat internasional, dari masyarakat agraris menuju ke masyarakat industri (abad 20), kemudian memasuki abad ke 21 akan terjadi pergeseran lagi, termasuk masyarakat Indonesia tidak terhindarkan menjadi trend masyarakat informasi yang secra mengglobal akan melanda dunia, sehingga dampak dari kemajuan teknoogi “abad informasi”.

E. Management By Objective (MBO)

Menurut Frank Jefkins (1992) yang diranglum dari definisi public relations, bahwa fungsi dan tujuan manajemen PR/humas untuk menunjang fungsi kegiatan manajemen organisasi perusahaan adalah berdasarkan mencapai tujuan (objektif) atau disebut dengan management by objective, secara efisien dan efektif melalui proses komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun ke luar antarorganisasi dengan publiknya dalam mencapai tujuan yang spesifik berlandaskan saling pengertian (mutual understanding), dan saling mendukung (mutual supporting) antarpimpinan dan bawahannya atau sebaliknya dalam melaksanakan kerja sama suatu tim terkoordinasi secara objektif dan efektif untuk mencapai sasaran tujuan utama organisasi atau perusahaan.

1. Konsep MBO (Management by Objective)

Manajemen Public Relations menurut Frank Jefkins bahwa metodenya adalah melalui model manajemen berdasarkan pencapaian tujuan objektif atau dikenal dengan istilah MBO. Sedangkan menurut Otto Lerbinger yang diktip oeh Effendi (1992), secara umum evaluasi keberhasilan untuk menentukan kemajuan bidang manajemen PR/Humas berdasarkan suatu konsep management by objective, yaitu sebagai berikut :

§ Penerapan motivasi untuk pencapaian tujuan bersama antara pimpinan dan bawahan untuk memperoleh satu bahasa.

§ Melibatkan setiap karyawan dan manajer untuk berdiskusi, bersepakat, otonom dengan mengikat tanggung jawab penugasan, pelaksanaan dan pencapaian tujuan dalam waktu yang ditentukan secara bersama-sama.

§ Proses dan pengecekan pelaksanaan perencanaan kerja dilakukan secara bersama-sama antarpimpinan dan bawahan.

§ Proses MBO dalam menajemen PR pada suatu manajemen organisasi perusahaan melalui teknik-teknik pengorganisasian.

2. Pengertian Management by Objective – MBO

Secara garis besar bahwa pengertian MBO (Management by objective), merupakan proses di mana manajer tingat bawahan dan atasan secara bersama-sama mengidentifikasikan tujuan umum organisasi, termasuk menetapkan kawasan tanggung jawab setiap individu untuk menetapkan kawasan tanggung jawab setiap individu untuk menetapkan hasil yang diharapkan.

3. Ciri-ciri Management by Objective

Management by objective (MBO) yang sering disebut dengan manajemen berdasrkan sasaran, khususnya telah banyak dipakai dalam model manajemen PR/Humas di berbagai perusahaan masa kini atau demi kepentingan dalam upaya mencapai tujuan utama organisasi pada umumnya.

Maka ciri-ciri dari model MBO, yaitu :

a. Terdapat interaksi antara atasan dan bawahan.

b. Pimpinan (manajer) dan karyawan (bawahan) menentukan bersama sasaran dan kriteria suatu pekerjaan yang akan dilaksanakan.

c. Penekanan pada sasaran kerja masa sekarang dan tujuan hasil masa yang akan datang perusahaan.

d. Penerapan MBO berdasarkan prinsip-prinsip “satu langkah ke bawah” dengan melalui proses.

F. Konsep dan Fungsi Manajemen Komunikasi Organisasi

Pendekatan atau asumsi yang tepat dan relevan menurut rumusan : Gary Cronkhite dalam bukunya Communication and Awareness, Cumming Publishing, Co. Inc. California, (1976), ada empat pendekatan atau asumsi pokok untuk memahami tentang komunikasi, yaitu :

a. Komunikasi merupakan suatu proses

b. Komunikasi adalah suatu pertukaran pesan

c. Komunikasi merupakan interaksi yang bersifat multidimensional

d. Komunikasi merupakan interaksi yang mempunyai tujuan-tujuan atau maksud ganda

1. Konsepsi Komunikasi

Menurut H. Anwar Arifin dalam bukunya Ilmu Komunikasi : Sebuah Pengantar Ringkas, diterbitkan Rajawali Pers (1988), Komunikasi merupakan suatu konsep yang multi makna, dan oleh karena itu, komunikasi dapat dibedakan berdasarkan sebagai berikut :

a. Komunikasi sebagai proses sosial

Peranan komunikasi dalam proses sosial banyak dikaitkan dengan terjadinya perubahan sosial (sosial change), misalnya mampu memepengaruhi atau mengubah sikap tindak, perilaku, dan pola pikir masyarakat, terutama dalam menerima ide, gagasan, informasi dan teknologi baru. Dalam periklanan yang ditayangkan di berbagai media massa tersebut diciptakan life style, tren baru bergengsi dan lain sebagainya yang berpengaruh terhadap pola konsumsi masyarakat.

b. Komunikasi sebagai peristiwa

Komunikasi merupakan suatu gejala atau berkaitan dengan suatu peristiwa. Dan karena itu maka komunikasi dapat dibedakan berdasarkan waktu, lokasi atau kawasan.

c. Komunikasi sebagai ilmu

komunikasi ini berkaitan dengan etnografi (bahasa) komunikasi, sosiologi (kemasyarakatan) komunikasi, psikologi komunikasi dan teknologi komunikasi. Termasuk komunikasi yang berkaitan dengan aplikasinya.

d. Komunikasi sebagai kiat-kiat dan ketetampilan khusus

Pengertian komunikasi di sini adalah dipandang sebagai skill atau keterampilan tertentu dalam dunia public relations/Humas.

Informasi dalam arti luas merupakan suatu konsep global yang dapat menunjukkan berbagai jenis pola-pola (patterns) yang akan dihadapinya, sedangkan komunikasi dalam arti sempit menunjukkan salah satu jenis khusus dari pembentuk pola (patterning), dan dari berbagai macam pola-pola komunikatif (communicative patterning) dinyatakan dalam bentuk simbol-simbol atau lambang yang diberi makna tertentu.

2. Manajemen Komunikasi Organisasi

Salah satu perilaku khas sifat manusia yang sekaligus membedakannya dengan makhluk-makhluk lain adalah penggunaan simbol-simbol untuk berkomunikasi antarsesama manusia. Artinya komunikasi merupakan basis untuk mengadakan kerja sama, interaksi dan menebarkan pengaruh dalam manajemen organisasi, misalnya dalam hal sebagai berikut :

- Pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang di terima

- Menyampaikan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan

- Memegang peranan penting dalam proses kepengawasan

- Untuk menetapkan sasaran dan tujuan

Menurut M. T. Myers & G. E. Myers (1987), fungsi komunikasi sebagai pembentuk pola suatu tingkat organisasi dapat dianalisis, antara lain sebagai berikut :

a. Produksi dan pengaturan

- Menentukan rencana sasaran dan tujuan

- Merumuskan bidang-bidang masalah

- Mengoordinasi tugas-tugas secara fungsional

- Instruksi, petunjuk, dan perintah untuk melaksanakan fungsi serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh bawahan

- Mengembangkan sistem prosedur instruksi, pelaksanaan tugas atau fungsi, dan kebijaksanaan umum perusahaan

- Memimpin dan mempengaruhi serta untuk memotivasi bawahan

- Untuk menilai prestasi karyawan

b. Sosialisasi dan pemeliharaan

- Berkaitan dengan yang mempengaruhi harga diri, kebanggaan, rasa memiliki, dan tanggung jawab dari pihak bawahan

- Human relations antarpribadi dan manajemen organisasi

- Memotivasi untuk menyatukan keinginan dan tujuan antara individu-individu dengan sasaran dan tujuan pokok perusahaan.

3. Jaringan Komuikasi

Organisasi terdiri dari orang-orang yang menduduki suatu posisi atau peranan tertentu. Di antara orang-orang tersebut terjadi pertukaran pesan/informasi melalui jaringan komunikasi (comunication networking). Suatu jaringan komunikasi akan berbeda dalam sistem dan struktur antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

Begitu juga peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya, maka hubungan tersebut akan ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus imformasi dalam jaringan sistem komunikasinya.

Menurut Stephen P. Robbins dalam bukunya, Organization Behavior: concepts, controversies and aplications. Second Edition, Prentice-Hall, Inc, Englewood Cliffs, New Jersey, (1983), bahwa dalam organsasi pada umumnya dikenal dengan lima model jaringan komunikasi, yaitu sebagai berikut :

a. Model Rantai (Chain)

Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima tingkatan dalam jejang hierarkisnya dan hanya dikenal sebagai sistem komunikasi arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward). Artinya model tersebut menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadi suatu penyimpangan. Model ini banyak di anut pada jaringan komunikasi dalam manajemen operasi militer, laporan keuangan (acounting), pembayaran gaji (payroll) dan yang bersifat sanagt kaku.

b. Model Roda (Wheel)

Sistem jaringan komunikasi di sini menjadikan semua laporan, instruksi, perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin dengan empat bawahan atau lebih.

c. Model Lingkaran (Cirle)

Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staf bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hierarki tetapi tanpa ada kelanjutannys pada tingkatan yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level.

d. Model Saluran Bebas (All-channel)

Model jaringan komunikasi sistem ini merupakan pengembangan model lingkaran (cirle). Di dalam model ini semua tingkatan dalam jaringan tersebut dapat melakukan interaksi timbal balik tanpa melihat siapa yang menjadi tokoh sentralnya.

e. Model Huruf “Y”

Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai (chain), yaituterdapat empat level jenjang hierarki, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan yang mungkin berbeda devisi/departemen.

Menurut Dr. Arni Muhammad dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Organisasi, (penerbit Bumi Aksara, Jakarta 1992), menyatakan bahwa dari hasil analisis jaringan komunikasi tersebut dapat diketahui bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi dengan kelompok tertentu. Dengan demikian, jaringan komunikasi memilik enam peranan, yaitu :

a. Opinion Leader

Merupakan pimpinan formal dalam organisasi yang dapat membimbing tingkah laku, atau sikap tindak para anggota organisasi dan dapat mempengaruhi keputusan.

b. Gate Keepers

Individu-individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Gate keepers memiliki kewenangan memutuskan apakah informasi tersbut penting atau tidak.

c. Cosmopolites

Fungsi Humas yang merupakan penghubung suatu komunikasi dengan publik eksternal (community relations) atau lingkungannya.

d. Bridge

Merupakan anggota kelompok tertentu dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok satu dengan kelompok lainnya.

e. Liaison

Bukan merupakan anggota kelompok dan bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan kelompok lainnya.

f. Isolate

Anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam suatu organisasi.

4. Strategi Komunikasi PR

Menurut Cutlip, Center & Broom (2000:424).

a. Kredibilitas

Komunikasi itu dimulai dari suasana saling percaya yang diciptakan oleh pihak komunikator secar sungguh-sungguh.

b. Konteks

Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan sosial, pesan yang disampaikan harus jelas serta sikap partisipatif.

c. Isi

Pesannya menyangkut kepentingan orang banyak/publik sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat.

d. Kejelasan

Pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti, serta memiliki pemahaman yang sama antara komunikator dan komunikan

e. Kontinius dan Konsistensi

Komunikasi merupakan proses yang tidak pernah berarhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan.

f. Saluran

Mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan terpercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran.

g. Kapabilitas Khalayak

Memperhitungkan kemampuan yang dimliki oleh khalayak. Komunikasi dapat efektif apabila memiiki faktor-faktor yang bermanfaat seperti kebiasaan dan peningkatan kemampuan membaca dan pengmbangan pengetahuan.

5. Unsur Permusan Komunikasi Organisasi dan Komunikator PR

Dalam hal ini dikenalkan dengan unsur-unsur 7P dalam komunikasi organisasi, yang dilaksanakan oleh peranan Public Relations sebagai komunikator, yaitu :

a. People

b. Process

c. Plans

d. Practices

e. Product

f. Plant

g. Publications

6. Pengolahan Data dan Informasi

Ir. Kusmartono, D, MPA memberikan definisi tentang data dan informasi : “Data adalah faktor kadaryang berdiri sendiri-sendiri jika dikumpulkan serta diolah akan menghasilkan suatu pengertian. Pengertian itu disebut informasi, yang dimanfaatkan penerimanya guna menambah pengetahuan, pengertian, dan inteligensinya”.

Data dapat bersifat primer, yaitu data yang diperoleh dari penelitian lapangan. Data juga dapat bersifat sekunder, yaitu data yang sudah tersedia dan di peroleh berdasarkan catatan, angka-angka, statistik, referensi atau kepustakaan dan ain sebagainya.

Prinsip-prinsip pengolahan data dan informasi, menurut F. Rachmadi :

Ø Data atau informasi yang terlalu banyak masuk tidak akan mungkin di pelajari oleh pimpinan/manajemen.

Ø Data yang dikumpulkan tidak benar, akan menghasilkan informasi yang tidak benar pula.

Ø Penyajian informasi tidak konsisten akan dapat menimbulkan salah penafsiran.

Ø Informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu.