Yoshioka Kawaii ^_^: Press Gathering

Media Gathering

A. Pengertian Media Gathering

Media gathering adalah istilah baru konferensi pers dalam dunia pers. Dan istilah ini sekarang sering digunakan oleh perusahaan – perusahaan dalam usaha mengumpulkan pihak media. Menurut media relations RCTI, kegiatan media gathering adalah suatu kegiatan press relations, yang menggabungkan konsep press conference dengan press receptions, dalam hal ini disiapkan juga suatu segmen acara penghargaan kepada beberapa wartawan karena telah banyak membantu perusahaan dalam mempromosikan suatu tayangan dan liputan kegiatan.

Konferensi Pers atau Press Gathering adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh PR, sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa dari wartawan yang di undang.

Tujuan Konferensi Press atau Press gathering menurut Soemirat & Ardianto antara lain :

1. Menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan, seperti penandatangan kerjasama, ekspor perdana, pergantian direksi, publik ekspose (go public-nya perusahaan dan lainnya)

2. Menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa dan lainnya.

3. Meningkatkan image (citra) yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti perkenalan produk baru, ekspansi ekspor, produksi, prestasi perusahaan (masuk 10 besar pembayar pajak) dan lainnya.

4. Membina hubungan secara langsung dengan pers.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, peneliti dapat menterjemahkan secara bebas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dari penyelenggaraan konperensi pers, yaitu:

Persiapan Konferensi Pers antara lain :

1. Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.

2. Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi.

3. Membuat Press Release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers.

4. Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan dengan pres itu.

5. Menyiapakan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan yang diundang, termasuk tuan rumah.

6. Dalam Presentasi konferensi pers sebaiknya dilengakapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP, dan video.

7. Bila mana konferensi dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.

8. Sediakan suvenir (kalau ada) untuk kalangan pres seperti alamanak/kalender, agenda, gantungan kunci, dan gimick.

9. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan yang di isi wartawan ketika baru datang ke konferensi pers seperti nama media massa yang diwakilinya, alamat dan paraf atau tandatangan.

10. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah, agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.

11. Bila mana terdapat wartawan dalam konferensi di luar topik yang sedang dibahas, bahkan di luar bidang kita, perlu dijawab bila tidak akan menimbulkan citra negatif terhadap perusahaan, manajemen, karyawan, atau ditolak secara halus.

12. Dalam konferensi pers terdapat wartawan yang tidak diundang atau datang karena dibawa temannya yang diundang, tetap layani dan terima baik – baik.

Sikap dan perilaku PR dalam menghadapi wartawan baik dalam konferensi pers maupun kegiatan sehari – hari, sebaiknya :

1. Selalu bersedia menerima dan menampung dahulu apa yang wartawan inginkan dari PR.

2. Tidak ragu, curiga atau takut, kendati ada masalah di perusahaan yang bisa menjadi konsumsi pers.

3. Bersikap dan berperilaku wajar dan ramah.

4. Dalam melayaninya cukup komunikatif dan informatif.

5. Menanyakan dengan baik identitas, media, dan maksud kedatangan wartawan tersebut, menjaga kata – kata, tidak emosi.

6. Menerapkan prinsip bahwa segala permasalahan dapat dicari pemecahannya atau jalan keluarnya, dengan sikap tenang.

Tony Bradley, seorang mantan Presiden CIPR dan rekanan dalam New Castle yang mendasari terebentuknya biro konsultasi kepublisan Bradley O’Mahoney, mengatakan kebutuhan para jurnalis telah berubah :

Bagi beberapa generasi, konferensi pers di hotel mewah disertai makan siang menjadi cara yang efisien untuk memastikan peliputan media yang baik. Namun, sekarang keadaan berubah. Kecuali ada peraturan atau alasan sah mengapa tidak bisa dikatakan di luar waktu dan tempat yang ditetapkan. Lebih mudah menerima bahwa orang mencari sudut pandang beritanya sendiri dan bekerja mendapatkan aspirasi dan memenuhi tenggat waktunya.

Menurut M. Djen Amar dalam bukunya Hukum Komunikasi Jurnalistik menyebutkan pejabat pemerintah atau swasta yang menyelenggarakan konferensi pers, biasanya sudah mempersiapkan diri dengan pernyataan lisan atau tulisan. Sebaliknya wartawan juga sudah mempersiapkan diri mengajukan pertanyaan – pertanyaan secara lisan. Di sini diuji baik pejabat yang bersangkutan yang menyelenggarakan konferensi pers atau wartawan yang mengajukan pertanyaan demi pertanyaan. Dapat dinilai kualitas pejabat bersangkutan dalam menjawab pertanyaan dan juga wartawan dalam mengajukan pertanyaan (Amar. 1984:51)

Frank Jefkins mengatakan syarat – syarat yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers adalah :

1) Tujuan, harus ada alasan mengapakonferensi pers diadakan.

2) Tanggal pelaksanaan, memilih tanggal yang tepat

3) Tempat penyelenggaran, memilih tempat yang menarik agar peserta tertarik dan bersemangat menghadirinya.

4) Daftar tamu, mengidentifikasi siapa pihak – pihak yang di undang, mengecek dan mengecek ulang datang tidaknya undangan melalui telepon.

5) Undangan, undangan tidak ditujukan pada nama suatu lembaga pers, tetapi langsung kepada wartawannya (hal ini terjadi di Inggris, tetapi di Indonesia sebaiknya kepada lembaga pers itu sendiri-pen).

6) Identitas tamu, jika diperlukan membuatkan tanda pengenal bagi undangan yang hadir.

7) Paket pers, menyediakan segala informasi yang akan disampaikan dalam bentuk paket.

8) Katering/konsumsi, jenisnya jangan membuat para undangan repot untuk memakannya.

9) Kenang-kenangan, bila yang dibicarakan tentang produk baru, maka para undangan diberi sampelnya.

10) Pengelolaan acara, acara harus dimulai tepat pada waktunya.

Menurut Nolte & Wilcox, dalam buku yang berjudul Effective Publicity, alasan dilakukannya sebuah konferensi pers, adalah :

“A press conference is justified when there is important news, when it is desirable to give it to all reporters at the same time, and when reporters may want to ask questions.”(1984: 187)

Pertanyaan di atas diterjemahkan bebas oleh peneliti sebagai berikut: sebuah konferensi pers ditentukan saat ada berita penting, saat kita ingin memberikan semuanya kepada semua reporter dalam waktu yang bersamaan, dan saat reporter ingin mengajukan pertanyaan.

B. Manfaat melaksanakan Press Gathering di bagi menjadi 2 yaitu :

1. Bagi Public Relations

· Meningkatkan citra perusahaan

· Hubungan baik

· Pemberitaan gratis

· Menumbuhkan kepercayan pers terhadap perusahaan

· Menjadi “kepanjangan” mata dan pikiran

2. Bagi Pers

· Refreshing

· Hubungan baik

· Memahami rencana kerja perusahaan

· Memperoleh informasi yang lengkap